第一步:提交申请
1.出访人员情况调查表
2.哈尔滨工业大学教职工因公出国（境）申请表
3.教职工出国（境）人员管理申请表，经院（系）/部门审批后，递交至所在院（系）/部门外事负责人
4.涉密人员需办理保密手续
5.校区副校级及以上领导还需登录校园门户，线上提交哈尔滨工业大学正副处级因公出国（境）申请并审批，登录地址：
http://i.hit.edu.cn/index#/app/service/detail?id=bddf3e37a1184ad8af9c447162559bbb
注：60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务
（上述材料可能因出访人情况不同略有差异。）
第二步：准备出访材料
1.赴台请示（国际合作部出入境事务办公室出具）
2.赴台人员审查表
3.台方出具的邀请信一式两份、彩色打印（不可出现“ROC”字样，需包含出访人姓名、出访时间、地点、事由、费用来源、邀请人姓名、名章、联系方式、邀请单位公章）
4.台方提供的《大陆地区来台从事相关活动行程表》一式两份，彩色打印，若是长期交换学习，日程可按周开具（含抵台时间、离台时间、活动地址、住宿地址以及与邀请函一致的邀请方签名或签章等完整信息）
5.邀请单位简介，可自行制作，一式两份（应写明邀请单位性质、成立时间、主要负责人等基本内容，切勿出现“一中一台”“ROC”等字样）
6.参加学术会议除上述材料外，还需提供：
（1）会议主办方的中文承诺书（内容主要承诺该会议无“两个中国”、“一中一台问题”，需盖邀请单位公章）一式两份
（2）中文版参会人员名单一式两份
赴台参加国际会议的需提交“所有参会人员名单”（名单表上Country/Region一栏中，台湾、香港和澳门不能单独出现，应在后面加上中国，并按照中国大陆、中国港澳台、其他国家或地区排列；外国参会人员人数需占三分之一及以上）；
赴台参加海峡两岸会议的需提交“大陆所有赴台人员名单”
（3）赴台参加两岸会议，需提供内地参会人员名单（名单内容含参会人员姓名、职称或职务、单位等信息）
以上材料以团组为单位，交至国际合作处H232
第三步：办理审批
1.国际合作部出入境事务办公室审核后，出具其他相关材料，报送黑龙江省台办
2.国际合作部出入境事务办公室送至黑龙江省台办审批，或经黑龙江省台办报国务院台办审批；黑龙江省台办或国务院台办出具“赴台批件”。
3.申请人收到国际合作处通知后，到主楼232领取“赴台批件”
注：因“赴台批件”原件需提交威海市公安局出入境管理局办理通行证，请将“赴台批件”复印两份，一份报销时提交财务处，一份自存。
第四步：办理台湾通行证及签注
1.赴台批件及名单表原件
2.邀请信彩色打印一份
3.身份证原件
持以上材料到威海市公安局出入境管理局办理“往来台湾通行证”及签注（签注类型为:应邀赴台（Y））
威海市出入境管理局地址：文化中路89号（东门入）咨询电话：0631-5192359
第五步：出境执行任务
出境前请仔细阅读：出国（境）特别提醒和出国（境）人员行前必读
第六步：出访总结及财务报销
入境后1周内提交出访总结和《出国（境）人员回访记录表》。到国际合作处领取“哈尔滨工业大学办理出国（境）手续证明”，财务处报销用
注：没有“赴台任务批件”出访的，一律不予报销。
温馨提醒：
（1）如首次新办台湾通行证，需本人到现场办理（通行证和签注可一起办理）（2）如已有有效的通行证，可由他人代办签注（携带出访人的台湾通行证、赴台批件、出访人身份证原件、代办人身份证原件）
（3）赴台时还需要提供入台证，入台证不由学校办理，请自行联系邀请方，由台方提供。取得入台证后，彩色打印随身携带，进入台湾地区的时候出示即可
